Fallstudie · AvoTax

Steuerkanzlei am Niederrhein: Von E-Mail-Chaos zu strukturierten Unterlagen

420 Mandanten, 7 Mitarbeiter – der Engpass war nicht Fachwissen, sondern Koordination.

Eine inhabergeführte Steuerkanzlei zwischen Krefeld und Willich wuchs über drei Jahre von 280 auf 420 Mandate. Die Fachsoftware lief stabil – aber Unterlagen kamen weiter per E-Mail, Cloud-Link und Telefon. Vor Fristen explodierte der Nachforderungsaufwand.

420 Mandanten – und vor jeder Frist dasselbe E-Mail-Chaos.

Ausgangslage

  • Durchschnittlich 3,2 Rückfragen pro Mandant in der Vorab-Phase
  • Kein gemeinsamer Status: Kanzlei und Mandant wussten nicht, was fehlte
  • 2 Mitarbeiter verbrachten je ca. 6 Stunden pro Woche nur mit Nachfassen
  • Unvollständige Pakete wurden oft erst bei Bearbeitungsstart entdeckt

Vorgehen

  • Prozessanalyse der Unterlagenwege über 2 Wochen
  • AvoTax-Pilot mit 45 Gewerbe-Mandanten über eine Abgabeperiode
  • Klare Checklisten pro Mandantentyp und Periode
  • Statusanzeige für Kanzlei und Mandant ohne Portal-Überladung

Messbare Ergebnisse

−38 % Rückfragen im Pilotkreis nach 8 Wochen
−2,5 h Nachfass-Aufwand pro Woche und Mitarbeiter
91 % Mandanten mit vollständigem Erst-Upload im Pilot
4 Tage frühere Durchschnittsfertigstellung im Pilotkreis

„Wir haben nicht weniger Arbeit – aber die richtige. Weniger Telefonate für fehlende Belege, mehr Zeit für die Buchführung.“

Kanzleileitung, Steuerkanzlei NRW (anonymisiert)

Die Kanzlei rollt AvoTax stufenweise auf weitere Mandantengruppen aus. Eco-Coin begleitet die Erweiterung – mit dokumentierter Übergabe an das Kanzleiteam.

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