Fallstudie · IT-Infrastruktur

KMU mit 38 Mitarbeitern: IT-Ausfälle aus dem Tagesgeschäft eliminieren

Nicht mehr Cloud-Strategie – sondern weniger Ausfallminuten im Alltag.

Ein produzierendes KMU in NRW mit verteilter IT: Server vor Ort, Cloud-Tools, Homeoffice-Anbindungen. Ausfälle waren selten, aber teuer – und Verantwortlichkeiten zwischen internem Admin und externem Dienstleister unklar.

38 Mitarbeiter – und keiner wusste, wer bei Ausfall zuerst anruft.

Ausgangslage

  • 3 relevante Ausfälle in 6 Monaten mit je 2–4 Stunden Stillstand
  • Kein einheitliches Monitoring – Probleme wurden erst durch Nutzer gemeldet
  • Dokumentation veraltet, Übergaben bei Urlaub kritisch
  • Unklar, wer bei Störung Erstverantwortung hat

Vorgehen

  • Infrastruktur-Audit und Schwachstellen-Priorisierung
  • Monitoring, Absicherung und klare Runbooks als Eco-Coin-Dienstleistung
  • Dokumentierte Übergabe an internen Ansprechpartner
  • Kein Dauer-Support-Vertrag – Systeme so gebaut, dass sie lauffähig bleiben

Messbare Ergebnisse

0 kritische Ausfälle in 5 Monaten nach Rollout
< 15 Min durchschnittliche Reaktionszeit bei Warnungen
100 % dokumentierte Übergabe aller kritischen Systeme
−70 % ungeplante Support-Eskalationen

„Wir wussten endlich, was läuft – und was tun ist, wenn etwas nicht läuft.“

Geschäftsführung, KMU NRW (anonymisiert)

Das KMU betreibt die Infrastruktur mit klaren Zuständigkeiten selbst. Eco-Coin bleibt für geplante Weiterentwicklung verfügbar – nicht als permanente Helpdesk-Kostenstelle.

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